E-mail thật là rắc rối
Hôm nay tôi đọc được trên Advertising Lab một kết quả nghiên cứu về việc truyền đạt thông tin qua email và điện thoại. Nghiên cứu đã hơi cũ (từ năm 2005) nhưng có lẽ không mấy khác biệt nếu người ta làm nghiên cứu này năm 2008. Báo cáo đầy đủ thì download ở đây, còn tóm tắt thì có thể nhìn vào bảng bên dưới.
Nếu cứ theo kết quả nghiên cứu này thì có lẽ chúng ta nên giảm bớt việc gửi email đi, và tăng cường truyền đạt trực tiếp (hoặc qua điện thoại) nhiều hơn chăng? Hoàn toàn không. Kết quả này chỉ đem lại một gợi ý duy nhất là: nên cẩn thận hơn nữa với mỗi email bạn gửi đi và nhận được. Vì việc giao tiếp qua email, đặc biệt trong công việc hiện nay, là điều không thể bỏ qua, thậm chí càng ngày càng trở nên quan trọng hơn.
Tuy nhiên điều này làm tôi nhớ lại một số trường hợp rất phổ biến, dở khóc dở cười khi “làm việc bằng văn bản email”.
- Cách xưng hô và câu chào mở đầu cho mỗi email có thể làm tôi đau đầu. Xin chào …, Hello…, Dear…, hay là Hi… Email đầu tiên thì có thể còn đơn giản, những email tiếp theo (trong cùng một seri, về cùng một vấn đề) thì sao? Cứ Hello, Dear hay là Hi mãi à?
- Ngôn ngữ trong email cũng có nhiều chuyện hài hước, đặc biệt với những người quen dùng “song ngữ”, tức là đá tiếng Anh vào tiếng Việt.
- Tôi mặc nhiên xem rằng với một người làm việc chuyên nghiệp, mỗi khi nhận được email về công việc, dù giải quyết được hay không thì anh ta cũng nên trả lời, thậm chí rất ngắn gọn để thông báo là anh ta đã nhận được email đó rồi. Rất nhiều lần, tôi cảm thấy bức xúc khi email của mình bị gửi đi trong vô vọng.
- Tai nạn nghề nghiệp khi gửi email cũng không phải là hiếm. Chẳng hạn gửi email phê phán ai đó cho chính anh ta (gửi nhầm địa chỉ), thay vì bấm forward thì lại bấm reply và nói những câu hơi khó nghe ở đó. Outlook hay một chương trình mail client nào đó thật là tiện lợi để quản lý và làm việc qua email, nhưng nếu bạn dùng nhiều account cùng lúc thì tai nạn cũng rất dễ xảy ra, nặng nhẹ thì còn tùy tình huống.
Và vì thế mà, email thật là rắc rối, nhưng không vì thế mà ta có thể bỏ được nó. Điều duy nhất bạn có thể làm là gửi email nhiều hơn nữa để mọi sự trở nên quen thuộc và đơn giản.
Ý kiến của bạn?
You must be logged in to post a comment.